12. Februar 2014 | Kanzlei Wissensmanagement | Eine unternehmensweite Suche für alle Informationen

Kanzleiweite Suche von Daten und Informationen

Das Erstellen und Abspeichern von E-Mails, Dokumenten und Dateien kommt wahrscheinlich mehrere tausendmal am Tag in Ihrer Kanzlei vor. Soweit so gut! Allerdings ist die Realität davon bestimmt, dass jeder Mitarbeiter eine unterschiedliche Dateibezeichnungslogik bei der Speicherung von Dateien und Dokumente verwendet. Insoweit besteht die tägliche Herausforderung darin, richtige Dokumente zum richtigen Zeitpunkt zu finden. Erschwerend kommt hinzu, dass sich häufig auch wichtige Informationen im kanzleieigenen Wiki oder Intranet befinden, welche wohlmöglich bei einer Informationssuche gar nicht berücksichtigt werden. Schlimmer noch, wenn durch die Unauffindbarkeit der erforderlichen Informationen Doppelarbeiten erforderlich werden. Um die Übersicht zu bewahren, lasse ich an dieser Stelle mal die steigende Informationsflut, den Wettbewerbs- und Kostendruck sowie die immer kürzer werdenden Bearbeitungszeiten außer Acht.

Vor dem Hintergrund, dass sich etwa 46% des Kanzleiwissens in Dokumenten und Dateien verbergen, stellt sich also die Kardinalsfrage: Wie verschaffe ich mir und meinen Mitarbeitern die erforderliche Transparenz über das verfügbare Kanzleiwissen?

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25. Juli 2013 | Wissensmanagement 2.0 auf Basis von Information Retrieval Systemen und Enterprise Search

Die momentane Entwicklung von Wissensmanagementlösungen fokussiert die Entwicklung von redaktionellen Softwarekomponenten, die explizites Wissen der Mitarbeiter abfragen und in Datenbanksystemen (z.B. Wikiseiten) sichern.

Dieses bestimmte Wissen wird oftmals durch eine einfache Volltext-Suche gesucht und gefunden. Redaktionelle Systeme wie Content- und Document Management Systeme unterstützen das Wissensmanagement durch Kategorisierung und Klassifikation von eingegebenen Daten. Web-2.0-Kollaborationssoftware wie Wiki-Systeme fördern die Zusammenarbeit der Mitarbeiter im Team und den Austausch von relevanten Informationen, denn letztendlich ist das vielleicht wertvollste Wissen nicht in Dokumenten anzufinden, sondern befindet sich in den Köpfen der Mitarbeiter.

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7. August 2012 | Enterprise Search vs. Records Management – Ambivalenz & Symbiose

Im Gegensatz zu modularisierten ECM-Suiten wurde Enterprise Search bisher als eine völlig losgelöste Anwendung betrachtet. Hier findet ein Umbruch statt. Insbesondere zwischen Records Management und Enterprise Search gibt es mehr Synergien als Trennendes. Denn Records Management liefert für Enterprise Search einen unschätzbaren Mehrwert. Eine klassifizierende Indexierung bedarf einer möglichst hohen Datenqualität. Das gilt für regelbasierte und mathematische Verfahren gleichermaßen. Viele Verfahren erreichen nur eine befriedigende Qualität, wenn sie auf Vorwissen in Form von Referenzdaten aufbauen können. […]

| Social & Semantic Search – verbesserte Wiederauffindbarkeit

Der Ausspruch: „Wer Ordnung hält, ist zu faul zum Suchen!“ muss aus Sicht einer Suchmaschine genau umgekehrt lauten: „Wer erfolgreich suchen will, braucht Ordnung!“ Jedes Metadatum entspricht einem Ordnungskriterium, das z. B. als Suchfilter (Facette) verwendet werden kann. Je mehr Ordnungskriterien vorhanden sind, desto flexibler kann eine Suche relevante Ergebnisse liefern. Dabei sind wichtige Metadaten oft schon mit den Inhalten verbunden – z.B. das Datum der Erstellung eines Dokuments. Aus den vorhanden Metadaten und den Inhalten der Dokumente können automatisiert weitere Metadaten abgeleitet werden. Mit Hilfe maschineller Lernverfahren und hinterlegten Regeln wird aus der Indexierung eine Klassifizierung. […]