11. August 2016

Wissensmanagement als neues Kriterium der ISO-Norm

Die DIN EN ISO 9001:2015-Anforderungen an den Umgang mit Wissen

TIPPWebinar zum Umgang mit dem Wissen der Organisation für ISO 9001:2015 am03.03.2017 ab 10 Uhr

Die neue DIN EN ISO 9001:2015 fordert erstmals explizit und zwingend einen entsprechenden Umgang mit dem „Wissen der Organisation“. Die Normanforderungen in Kapitel 7.1.6 beziehen sich dabei auf jenes Wissen, welches für die Durchführung der Prozesse der Organisation sowie für die Sicherstellung der Konformität der Produkte und Dienstleistungen der Organisation notwendig ist.

Wissensmanagement Anforderungen ISO 9001:2015

Definition von Wissen und Kompetenz
(Quelle: www.succon.at)

In der ISO 9001:2015 wird zwar die Einführung von Wissensmanagement als Managementdisziplin nicht gefordert, der Vergleich der konkreten Normanforderungen mit gängigen Wissensmanagement-Modellen zeigt jedoch, dass die Anforderungen der Norm einen Großteil der Elemente eines umfassenden Wissensmanagements abdecken.

Wissensmanagement ISO 9001:2015 Anforderungen an Wissen

Die Anforderungen der ISO 9001:2015 an den Umgang mit dem Wissen der Organisation
(vgl. Schachner W.: Wissen der Organisation, in Koubek A. Hrsg.: Praxisbuch ISO 9001:2015,
Hanser Verlag München 2015, S.127 ff.)

Explizit gefordert werden die Bestimmung von benötigtem und vorhandenem Wissen, die Beschaffung nötigen Zusatzwissens, die Zurverfügungstellung von Wissen sowie die Aufrechterhaltung von Wissen. Die Anwendung/Nutzung von Wissen wird in Kapitel 7.1.6 („Wissen der Organisation“) zwar nicht ausdrücklich gefordert, im ISO 9001-Kapitel 7.2 („Kompetenz“) wird jedoch die Sicherstellung der für das Unternehmen erforderlichen Kompetenzen auf MitarbeiterInnen-Seite verlangt. Damit beziehen sich die Normanforderungen zum Umgang mit Wissen auf beinahe sämtliche Elemente des Modells der Wissensbausteine nach Probst (Ökonom und Professor für Unternehmungsorganisation an der Universität Genf). Dieses in der Praxis weit verbreitete Modell umfasst folgende acht Wissensbausteine:

  • Wissensidentifikation
  • Wissenserwerb
  • Wissensentwicklung
  • Wissensverteilung
  • Wissensnutzung
  • Wissensbewahrung
  • Wissensbewertung
  • Wissensziele

Lediglich das Setzen von Zielen im Umgang mit dem Wissen der Organisation wird in der ISO 9001:2015 nicht direkt gefordert.

Mit intergator Wissen normgerecht erschließen

intergator besitzt ein besonders hohes Potenzial zur Unterstützung von Unternehmen im ISO 9001-konformen Umgang mit dem Wissen der Organisation. Im Folgenden werden die wichtigsten dieser Potenziale aufgezeigt:

intergator zur Unterstützung des ISO 9001:2015

Kernpotenziale von intergator zur Unterstützung eines ISO 9001:2015-gerechten Wissensmanagements

1. Der Kernbeitrag von intergator zur Normerfüllung aus Wissenssicht liegt darin, dass den MitarbeiterInnen mithilfe von intergator sämtliche der jeweils handlungs- und entscheidungsrelevanten (digital vorhandenen) Informationen lückenlos auf einer Oberfläche präsentiert werden. Möglich wird dies durch den Einsatz von knapp 100 von interface:projects selbst entwickelten Konnektoren und mehr als 500 Konvertern: Damit lassen sich sämtliche der in den Geschäftsprozessen etablierten Systeme und Datenquellen im Unternehmen an intergator anbinden sowie jegliche Dateitypen aus all diesen Quellen erkennen, indexieren und verarbeiten.

2. Mit dem speziellen Ranking-Verfahren von intergator (Metadatenranking, Kategorienranking, Userprofil-abhängiges Ranking, User-Action-Ranking etc.) wird sichergestellt, dass jene Informationen, welche jeweils die höchste Handlungs- und Entscheidungsrelevanz besitzen, auch bei den Suchtreffern an erster Stelle zu finden sind. Insbesondere weniger erfahrenen MitarbeiterInnen hilft intergator damit, vorhandenes, vorrangig nötiges Wissen zur Aufgabenerfüllung rasch zu erkennen.

3. Durch die gezielte Anbindung externer Datenquellen (Kunden, Partner, Markt) wird es möglich, von extern benötigtes Wissen in die eigene Wissenslandschaft zu integrieren. Wissen von extern kann in Folge gemeinsam mit intern vorhandenem Wissen verarbeitet und genutzt werden.

4. Während die Originaldateien in ihren Ursprungsquellen verbleiben, werden die Datei-Inhalte mit intergator auf Indexebene zusammengeführt, analysiert, aufbereitet und in einheitlichen, neuen Strukturen und Kategorien präsentiert. Dies funktioniert unabhängig davon, ob den verschiedenen Ursprungsdatenquellen einheitliche oder unterschiedliche Strukturen und Kategorien zugrundeliegen. Im Unternehmen etablierte Prozesse und Prozessschritte lassen sich dabei ebenso gut als „neue“ Navigationselemente oder Facetten nutzen wie definierte Rollen oder Kernkompetenz-Themen. So wird es MitarbeiterInnen z. B. möglich, mit nur wenigen Klicks sämtliche für eine Rolle in einem erfolgskritischen Prozessschritt nötigen Informationen auszufiltern und diese unmittelbar zu nutzen.

5. Auf Basis ausgeklügelter Analytics-Funktionalitäten sowie der Auswertung verschiedenster Logdateien aus intergator lässt sich einfach darstellen (Charts), welche Prozesse/Prozessschritte, Kernkompetenz-Themen etc. umfassend mit Wissen hinterlegt sind und wo es weiteren Bedarf zum Wissensaufbau und/oder zur Wissensbeschaffung gibt.

6. Mit hochpersonalisierbaren Dashboards wird intergator zum „Co-Worker und intelligenten Assistenten“: Integriert in den Arbeitsprozess liefern die (z. B. rollen-, prozess- oder unternehmensbereichs-bezogenen) Dashboards handlungs- und entscheidungsrelevante Informationen „am laufenden Band“ und auf dem stets aktuellsten Stand. Dass einzelne Dashboards auch nur für einzelne Nutzer oder Nutzergruppen freigeschalten werden können und für diese auch unterschiedliche Rechte am Dashboard vergeben werden können, ermöglicht eine noch zielgenauere Informations- und Wissensverteilung.

7. Im leichtgewichtigen Content Management von intergator lässt sich neues Wissen direkt erfassen. intergator wird dabei selbst zur Datenquelle. Im Content Management neu abgelegtes Wissen wird unmittelbar in sämtliche Suchanfragen mit eingebunden.

8. Der koordinierte Einsatz mehrerer intergator-Instanzen sorgt auch bei großen Unternehmen und enormen Datenmengen für Ausfallsicherheit, Verfügbarkeit und für eine entsprechende Skalierung in der Informations-/Wissensbereitstellung.

9. Verschiedenste Web 2.0-Elemente (Tagging, Bookmarks, Sharing) und Kollaborationselemente ermöglichen es, in intergator vorhandenes Wissen mit persönlichen Notizen anzureichern und dieses mit anderen Nutzern zu teilen.

10. Innovative Formen der Wissensdarstellung und der Navigation (insbesondere der navigierbare Hyperbolic Tree in intergator) erlauben es, auch besonders tiefe und wenig oder nicht bekannte Datenstrukturen zu durchsuchen und zu nutzen.

11. Per Expertenerkennung (Expert Finder) unterstützt intergator dabei, im Unternehmen Experten zu bestimmten Themen rasch identifizieren und kontaktieren zu können. Damit leistet intergator einen wesentlichen Beitrag dazu, raschen Zugang zu implizitem Wissen bzw. zu den richtigen Wissensträgern zu erhalten.

12. Höchstmöglicher Nutzen lässt sich mit intergator dann realisieren, wenn der Prozess der Anpassung und Integration von intergator in das Unternehmensgeschehen auf kommunikativer Ebene entsprechend begleitet wird. intergator kann im Sinne des von der ISO 9001:2015 geforderten Umgangs mit Wissen nur dann optimal unterstützen, wenn die MitarbeiterInnen intergator als Werkzeug für Wissensmanagement anerkennen und wenn sie auch verstehen, wobei und in welcher Form intergator bestmöglich genutzt werden kann. In diesem Zusammenhang bietet interface:projects über die intergator Academy einen umfassenden Know-how-Transfer an, um bei seinen Kunden Expertenwissen für die Einführung, Nutzung und Weiterentwicklung der intergator-Lösung aufzubauen.

Fazit

Mit intergator können Organisationen und Unternehmen den Grundstock für den ISO 9001:2015-gerechten Umgang mit dem Wissen der Organisation legen. Dies gilt nicht nur für Großunternehmen und Konzerne. Mit der intergator mini Appliance lässt sich dieser Grundstock auch in kleinen Unternehmen realisieren. (Whitepaper anfordern)