27. Juli 2016

Enterprise Search für IBM Lotus Notes und Domino

Übergreifende Suche in IBM Lotus Notes – Wunsch oder Realität?

Beispiele aus der Praxis: Provinzial NordWest Konzern, Sparkassen-Versicherung Sachsen, Viessmann IT GmbH

In wahrscheinlich nahezu jeder Organisation, die IBM Lotus Notes und Domino für Social Collaboration- und Geschäftsanwendungen im Einsatz hat, wurde dessen Ende bereits einige Male angekündigt. Allerdings sind die vielfältigen Schnittstellen von Lotus Notes sowie dessen Flexibilität bei der Entwicklung von Workflowanwendungen nicht so leicht zu ersetzen. Mangels Alternativen bleibt Lotus Notes das Mittel der Wahl und wird für immer neue Anwendungsbereiche eingesetzt.

Allerdings stoßen Anwender immer wieder an Grenzen mit Notes und benennen im Besonderen die Suche als Schwachstelle. Befragte Nutzer bemängeln den Bedienkomfort der integrierten Suchfunktion und Lotus Notes-Verantwortliche vermissen die Möglichkeit, mit Bordmitteln eine zufriedenstellende, datenbankübergreifende Suche zu realisieren. Diese zentrale Schwachstelle bewegten den Provinzial NordWest Konzern, die Sparkassen-Versicherung Sachsen sowie die Viessmann Group zur Suche nach alternativen Konzepten.

„Als wir eine übergreifende, mehrere Datenbanken umfassende Suche gestalten wollten, stießen wir an die Grenze von Lotus Notes.“ Florian Fuhr, Viessmann IT Services .

Trotz unterschiedlicher Branchen der genannten Unternehmen (Versicherung; Technik- und Anlagenbau) waren die Anforderungen an die gesuchte Lösung vielfach nahezu identisch, u.a.:

  • Datenbankübergreifendes Suchen und Finden,
  • Hohe Suchperformance,
  • Filterung der Suchtreffer,
  • „Meinten Sie…“-Funktion,
  • Definition unternehmensspezifischer Synonyme

Nach intensivem Anbietervergleich und eingehender Systemevaluierung überzeugte die systemübergreifende Suche mit intergator.

Lösung: Systemübergreifender intergator Index

Minimierung von Suchzeiten durch Funktionalität und Bedienkomfort

Natürlich war die Suche in Lotus Notes in den genannten Organisationen nicht das alleinige Argument zur Einführung einer Enterprise Search. Dennoch waren die bestehenden, meist heterogenen IT-Infrastrukturen einer der Hauptgründe, sich mit dem Thema zu beschäftigen. Neben Lotus Notes sollen auch Informationen aus weiteren Datenquellen (FileServer, CRM, DMS, …) erschlossen und dem Nutzer zugänglich gemacht werden. Diese Verknüpfung der Quellsysteme sollte um nutzerorientierte Funktionalität, z.B. eine intuitive Suchoberfläche oder eine visuelle Rechercheunterstützung ergänzt werden.

Lotus Notes

Systemübergreifender intergator Index

intergator bietet genannte Funktionalität out of the box und ergänzt derartige nutzerzentrische Funktionalität um die Intelligenz einer semantischen Suche. Im Fokus steht das schnelle und unkomplizierte Finden der gesuchten Informationen. Ausgehend von dieser Zielstellung sowie einem vertiefenden Anforderungskonzept wurden unternehmensindividuelle Projekte aufgesetzt.

„Der gebotene Funktionsumfang von intergator wird als erheblicher Fortschritt wahrgenommen und ist besser als die erwartete „Google-Suche“, da sie deutlich mehr Funktionalität bietet.“ Markus Bradtke, Projektleiter Provinzial Informationsportal, Provinzial NordWest Konzern

intergator als Konkurrenz oder Ergänzung?

intergator schlägt somit nicht nur eine Brücke zwischen verschiedenen Lotus Notes-Datenbanken, sondern ermöglicht einen zentralen Zugriff auf Informationen aus allen organisationsinternen Datenquellen. Dieses Konzept kommt bei den Nutzern gut an. Dabei wird intergator nicht als Konkurrenz zur, sondern als sinnvolle Ergänzung der bestehenden IT-Infrastruktur gesehen. Doch nicht nur die Anwender bewerten eine systemübergreifende Suche als echten Gewinn. Aufgrund der Bereitstellung eines zentralen Information Access können Suchzeiten minimiert und somit ein Produktivitätsgewinn für die Organisation generiert werden.

„Das Projekt zeigte, dass wir den richtigen Anbieter gewählt haben. Ein von Beginn an professionelles Vorgehen, eine aktive Projektunterstützung sowie schnelle Reaktionszeit bei offenen Fragen ließen uns zu diesem Urteil kommen.“ Detlev Eichhorn, Sparkassen-Versicherung Sachsen

Fazit

Mit intergator können Organisationen und Unternehmen ihre Lotus Notes und Domino Datenbanken schnell und unkompliziert durchsuchen. Damit sind Unternehmen jeder Größenordnung in der Lage, Abläufe zu beschleunigen und die Entscheidungsfindung zu verbessern bei einer gleichzeitigen Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter und einer Optimierung der Geschäftsergebnisse. Die Resultate können sich sehen lassen: der Bedienkomfort und somit die Motivation der Nutzer wurde nachhaltig erhöht, die internen Suchzeiten erheblich reduziert. (download Success Story)