19. Oktober 2016

intergator Success Story – Suche in Lotus Notes

Übergreifende Suche in Lotus Notes – Wunsch oder Realität?

Minimierung von Suchzeiten durch Funktionalität und Bedienkomfort

 

Auf einen Blick

Lotus Notes wird von vielen Organisationen aufgrund seiner flexiblen Gestaltungsmöglichkeiten geschätzt. Dennoch wird häufig bemängelt, dass eine funktionale, mehrere Datenbanken umfassende Suche in Lotus Notes nicht mit Bordmitteln zu realisieren ist. Die dargestellten Unternehmen sind diesem Aspekt durch Implementierung einer systemübergreifenden Suche mit intergator begegnet. Die Resultate können sich sehen lassen: der Bedienkomfort und somit die Motivation der Nutzer wurde nachhaltig erhöht, die internen Suchzeiten erheblich reduziert.

Totgesagte leben länger

In wahrscheinlich nahezu jeder Organisation, die Lotus Notes im Einsatz hat, wurde dessen Ende bereits einige Male angekündigt. Allerdings sind die vielfältigen Schnittstellen von Lotus Notes sowie dessen Flexibilität bei der Entwicklung von Workflowanwendungen nicht so leicht zu ersetzen. Mangels Alternativen bleibt Lotus Notes das Mittel der Wahl und wird für immer neue Anwendungsbereiche eingesetzt. Es läuft…und läuft…und läuft.

Fokus auf Verbesserungsansätze

Durch das scheinbar ewige Leben widmen sich viele Unternehmen den Schwachstellen dieses Datenbanksystems und versuchen, Linderung zu erreichen. In diesem Zusammenhang wird ein Aspekt immer wieder genannt: die Suche. Befragte Nutzer bemängeln den Bedienkomfort der integrierten Suchfunktion und Lotus Notes-Verantwortliche vermissen die Möglichkeit, mit Bordmitteln eine zufriedenstellende, datenbankübergreifende Suche zu realisieren. Diese zentrale Schwachstelle bewegten den Provinzial NordWest Konzern, die Sparkassen-Versicherung Sachsen sowie die Viessmann Group u.a. zur Suche nach alternativen Konzepten. Trotz unterschiedlicher Branchen der genannten Unternehmen (Versicherung; Technik- und Anlagenbau) waren die Anforderungen an die gesuchte Lösung vielfach nahezu identisch, u.a.:

  • Datenbankübergreifendes Suchen und Finden,
  • Hohe Suchperformance,
  • Filterung der Suchtreffer,
  • „Meinten Sie…“- Funktion,
  • Definition unternehmensspezifischer Synonyme,
  • … .

„Als wir eine übergreifende, mehrere Datenbanken umfassende Suche gestalten wollten, stießen wir an die Grenze von Lotus Notes.“ Florian Fuhr, Viessmann IT Services

Nach intensivem Anbietervergleich und eingehender Systemevaluierung überzeugte die systemübergreifende Suche mit intergator.

Gesucht, um zu finden

Natürlich war die Suche in Lotus Notes in den genannten Organisationen nicht das alleinige Argument zur Einführung einer Enterprise Search. Dennoch waren die bestehenden, meist heterogenen IT-Infrastrukturen einer der Hauptgründe, sich mit dem Thema zu beschäftigen. Neben Lotus Notes sollen auch Informationen aus weiteren Datenquellen (FileServer, CRM, DMS, …) erschlossen und dem Nutzer zugänglich gemacht werden. Diese Verknüpfung der Quellsysteme sollte um nutzerorientierte Funktionalität, z.B. eine intuitive Suchoberfläche oder eine visuelle Rechercheunterstützung ergänzt werden. intergator bietet dies „out of the box“ und ergänzt derartige nutzerzentrische Funktionalität um die Intelligenz einer semantischen Suche. Im Fokus steht das schnelle und unkomplizierte Finden der gesuchten Informationen. Ausgehend von dieser Zielstellung sowie einem vertiefenden Anforderungskonzept wurden unternehmensindividuelle Projekte aufgesetzt.

Diese umfassten neben der technischen Implementierung der Enterprise Search vor allem eine starke Beteiligung der Nutzer. Durch Fragen wie,

  • Welche Datenquellen sind für die Anwender relevant?
  • Welche Metadaten eignen sich als nutzbringende Filterparameter?
  • Welche Suchszenarien finden in der Praxis statt?

sollte eine Lösung mit dem Anwender, nicht an ihm vorbei,geschaffen werden. Abgerundet wurde dieser Ansatz durch vielfältige Schulungs- und Informationsmaßnahmen, etwa Video Tutorials.
„Der gebotene Funktionsumfang von intergator wird als erheblicher Fortschritt wahrgenommen und ist besser als die erwartete „Google-Suche“, da sie deutlich mehr Funktionalität bietet.“ Projektleiter Provinzial Informationsportal, Provinzial NordWest Konzern.

Konkurrenz oder Ergänzung?

intergator schlägt somit nicht nur eine Brücke zwischen verschiedenen Lotus Notes-Datenbanken, sondern ermöglicht einen zentralen Zugriff auf Informationen aus allen organisationsinternen Datenquellen. Dieses Konzept kommt bei den Nutzern gut an. Dabei wird intergator nicht als Konkurrenz, sondern als sinnvolle Ergänzung zur bestehenden IT-Infrastruktur gesehen. Doch nicht nur die Anwender bewerten eine systemübergreifende Suche als echten Gewinn. Aufgrund der Bereitstellung eines zentralen Information Access können Suchzeiten minimiert und somit ein Produktivitätsgewinn für die Organisation generiert werden.

Das Projekt zeigte, dass wir den richtigen Anbieter gewählt haben. Ein von Beginn an professionelles Vorgehen, eine aktive Projektunterstützung sowie schnelle Reaktionszeit bei offenen Fragen ließen uns zu diesem Urteil kommen.“ Detlev Eichhorn, Sparkassen-Versicherung Sachsen.

Über intergator

intergator ist ein Produkt der in Dresden beheimateten interface projects GmbH, einer der führenden deutschen Enterprise Search-Anbieter. Bei intergator handelt es sich um eine intelligente, systemübergreifende Suchmaschine und Wissensmanagement- und Analytics-Plattform. Die intelligente Suchlösung bietet eine effiziente Erschließung aller geschäftsrelevanten Informationen aus Millionen von Dokumenten, E-Mails Webseiten und anderen Datensätzen.

 

Die komplette Sucess Story können Sie hier herunterladen [376 KB].