Chaotische Dateiablage? Haben wir auch!

Die smarte Alternative zu Mind Mapping und überholten Dateiablage-Strukturen

Besonders bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter stolpert man immer wieder über die Thematik der Dateiablage. Wo wird was abgespeichert, wo liegen Informationen zu Arbeitsprozessen, Dienstordnung, Vorlagen, Angeboten, Kunden … Oft sind Ordnerstrukturen historisch gewachsen. Sinnvoll müssen sie deshalb nicht immer sein!

Meine Kolleginnen haben über die Vorteile der Einarbeitung mit intergator berichtet (Mit Enterprise Search den Einarbeitungsprozess effektiv gestaltenDie Suche als mein intelligenter Assistent). Auch Moni, unsere virtuelle Kollegin, berichtet regelmäßig in Moni’s Blog, wie mit der intelligenten intergator Suche die Einarbeitung im neuen Job quasi zum Kinderspiel wird.

Ich stehe gerade auf der gegenüberliegenden Seite und arbeite neue Mitarbeiter ein. Diese Aufgabe trifft so ziemlich jeden mindestens einmal in seiner beruflichen Laufbahn. Manchmal kommt sie auch nicht von langer Hand geplant, sondern eher ganz unvorhergesehen und spontan. Ist doch kollegialer Zuwachs und die Aussicht auf Arbeitserleichterung sehr schön, bedeutet jeder neue Mitarbeiter zunächst erstmal einen ganzen Berg Mehrarbeit. Natürlich habe ich mit intergator die Möglichkeit, dass sich die neuen Mitarbeiter ein Stück weit selbstständig zurechtfinden müssen und es mit diesem Tool eben auch können. Trotzdem ist das Ziel, schnellstmöglich strukturierte Daten zu übergeben. Wie aber machen, wenn die Dateiablage oder Dokumentation der unternehmensinternen Prozesse eher unstrukturiert ist?

Neue Perspektive auf gewachsene Datenstrukturen

intergator Navigator

In letzter Zeit ist genau aus diesen genannten Gründen unser intergator Navigator zu einem meiner Lieblingstools geworden. Fachlich gesehen ist der Navigator die systemübergreifende Visualisierung und Darstellung von Suchergebnissen in einem hyperbolischen Baum. Diese Darstellung funktioniert ein wenig wie eine „Landkarte“, bei der man verschiedene Wege nutzen kann. Es gibt auch die Möglichkeit, mit der Sternsuche (*) alle Daten aufzurufen und sich dann intuitiv im Dateisystem entlang zu hangeln. Neue Mitarbeiter können so schnell einen ersten Überblick über die gesamte Unternehmens-Datenbasis erhalten. Das ist beispielsweise sehr hilfreich, um sich auf dem FileServer in oftmals un- oder nur teilstrukturierten Datenquellen zurechtzufinden.

Intuitiv durch die Dateiablage navigieren

Viel Erklärungsaufwand bedarf es nicht, damit sich neue Kollegen mit dem Navigator zurechtfinden. Faszinierend ist, dass der Navigator sich ganz individuell dem Nutzer anpasst. Je nachdem, wonach gesucht wird, wird der Suchtreffer in den angebundenen Datenquellen angezeigt. Meist kennt sich der einarbeitende Kollege mit den von ihm/ihr häufig genutzten Tools aus, z.B. dem CRM-System, dem Ticketsystem oder dem Unternehmens-Wiki, hat aber oftmals nur einen eingeschränkten Blick auf den Rest der im Unternehmen befindlichen Daten. So gibt es bei der Nutzung des Navigators doch immer wieder Überraschungen, in welchen anderen Datenquellen sich noch Informationen  befinden oder wie umfangreich die Informationsbasis überhaupt ist.

Der Navigator bietet also zusätzlich zur Suche die Möglichkeit, die „Landkarte“ direkt mit Klick auf den nächsten „Abzweig“ einzuschränken. Das funktioniert analog der Facetten in der Suche, ist aber für den ein oder anderen einfach übersichtlicher aufgrund der Baumdarstellung. Fast spielerisch puzzelt man sich selbst die Pfade zusammen, auf denen die für einen notwendigen Informationen liegen. Technisch gesehen, erfolgt so auch ein Teil der Wissensübergabe an den neuen Mitarbeiter. Neben dem Wissen, was durch den einarbeitenden Kollegen übermittelt wird, wird zusätzlich angezeigt, wo der Nutzer weitere Informationen zum gewünschten Themengebiet erhalten/finden kann.

P.S.: Für  IT Admins kann der Navigator ein äußerst nützliches Tool sein, um systemübergreifend den gesamten Datenbestand zu visualisieren für eine Konsolidierung der Datenstruktur.