Warum eine systemübergreifende Suche so wertvoll ist

Alle sind Gewinner: Von einer systemübergreifenden Suche profitieren Unternehmen und Mitarbeiter

Systemübergreifende Suche – das klingt erstmal sehr technisch. Systemübergreifend, erklärt der Duden, bedeutet nicht an ein einzelnes System gebunden, sondern mehrere Systeme einbeziehend. Und genau das ist die systemübergreifende Suche – eine Suche, die über alle Systeme geht, egal ob E-Mails, Dateiserver, Webseiten, Warenwirtschaftssystem, CRM, usw.. Viele Unternehmen und viele Mitarbeiter kennen den Schmerz, tagtäglich wahnsinnig viel Zeit mit Suchen zu verlieren. Was vielen nicht bewusst ist – einschließlich mir, bevor ich bei der interface:projects angefangen habe – ist, dass es einfache technische Lösungen für eine systemübergreifende Suche gibt. Und so denken sich Fachabteilungen und Systemadministratoren häufig immer komplexere Wege zur Ablage von Informationen aus. Diese können Mitarbeiter häufig nur halbherzig befolgen, deren Arbeitsbelastung erhöht sich noch mehr, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter gestaltet sich noch umfangreicher und das Fehlerpotenzial durch nicht ordnungsgemäß abgelegte Dokumente steigt. In einem touristischen Unternehmen kann das z.B. so aussehen, dass wichtige Informationen zum Kunden wie Passdaten, E-Mail Kommunikation, Reiseunterlagen, Reiseangebote und sonstiges im Reservierungssystem unter dem Kundennamen abgespeichert werden.  Von den Mitarbeitern verlangt das ein sehr sorgfältiges Arbeiten, mit der Obliegenheit jede E-Mail, und jedes Dokument auch tatsächlich im Reservierungssystem abzulegen, damit anderen Kollegen alle Informationen zugänglich sind. Wo dokumentiere ich jedoch Notizen aus einem Telefonat? Wie komme ich an wichtige Informationen zum Kunden, wenn diese älter als 2 Jahre sind und zwischenzeitlich eine neue Reiseveranstaltersoftware eingeführt wurde? Wie bekomme ich einen Überblick über die Kundenhistorie und vergangene Reisen, um ihn auf neue, ihn interessierende Destinationen lenken zu können? Mit einer systemübergreifenden Suche, der technische Begriff ist Enterprise Search, werden Ablagesystem und Ordnerstrukturen  für Dokumente, E-Mails, Verträge, Bilder, Rechnungen usw. zur Nebensache.

Eine systemübergreifende Suche ist kein must –have, aber ein nice-to-have?!systemübergreifende Suche

Die Digitalisierung schreitet voran, und immer neue Lösungen kommen auf den Markt, um Arbeitsprozesse, Kundenbindung und  Kollaboration zu verbessern. Unternehmen rüsten auf, um durch neue Software interne und externe Abläufe zu optimieren und wettbewerbsfähig zu bleiben. Was häufig nicht beachtet wird ist, dass die beste Software nur funktionieren kann, wenn sie von den Mitarbeitern akzeptiert und aktiv genutzt wird. Ansonsten bedeutet jede neue Lösung nur ein weiteres Werkzeug, dass bedient werden muss, von dem einen mehr und besser, von dem anderen nur widerwillig und halbherzig. Und so nützt der modernste digitale Arbeitsplatz nur wenig, wenn er zwar technisch State-of-the-Art ist, aber innerhalb des Unternehmens nicht auf eine breite Akzeptanz stößt. Ein großes Problem dabei ist die Diskrepanz zwischen dem Schmerz der Mitarbeiter in den Fachabteilungen und den Lösungsansätzen der IT-Abteilungen. Dass die Suche in den verschiedenen Unternehmensanwendungen ein riesiges Problem ist, ist den meisten bewusst; die Dringlichkeit wird trotz dessen oft negiert, weil die Zeitersparnis kein wirklich messbarer, in Euros auszudrückender Faktor ist.  In einer einfachen ROI Berechnung hat mein Kollege vorgeführt, dass sich bereits nach einem Jahr die Investition in eine Enterprise Search eigentlich schon fast amortisiert hat (https://www.intergator.de/2016/09/09/warum-enterprise-search-so-wichtig-ist/).

Wie funktioniert die systemübergreifende Suche?

Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass die systemübergreifende Suche ganz einfach und intuitiv zu bedienen ist. Jeder kennt Google, jeder sucht mit Google, und so ähnlich funktioniert unsere Browser-basierte intergator Suche. Ich tippe in den Suchschlitz einen bestimmten Begriff ein, der automatisch vervollständigt wird, bekomme Suchvorschläge anhand vorangegangener Suchen und „Meinten Sie …“ Empfehlungen und eventuelle Rechtschreibfehler werden korrigiert. Suche ich bei Tor das Garagentor oder das Fußballtor? Eine Wortwolke listet ähnliche Begriffe um meine Suche an, mit denen ich dann spezifischer und meinen Intentionen entsprechend in die Tiefe gehen kann. Auch in der Suchergebnisliste kann ich bequem navigieren, die Ergebnisse nach Dokumentart, Besitzer, Zeitraum, Farbe und vielen andere Facetten einschränken. Großartig ist auch, dass mir nicht nur Dokumente ausgegeben werden, in denen sich die gesuchte Information versteckt, sondern mir auch über eine Vorschau die Fundstellen im Dokument, z.B. in einem langen pdf, angezeigt werden (Documentation Reader). Einen Wert, welchen viele Unternehmen erst nachträglich erkennen, ist dass die Suche auch Lücken in Rollen- und Berechtigungskonzepten aufdeckt. Damit eignet sich eine Enterprise Search auch hervorragend als Compliance-Monitoring Lösung. Denn jeder sollte nur die Dokumente angezeigt bekommen, für welche er auch die Berechtigungen hat. Wie uncool, wenn die Mitarbeiter den Gehaltszettel des Abteilungsleiters einsehen können! Unsere YouTube-Aufzeichnung vermittelt einen kleinen Überblick über Basisfunktionen der systemübergreifenden Suche.  Aber wie funktioniert nun die systemübergreifende Suche in der Realität? Damit sich jeder selbst von Funktionalität und Bedienbarkeit überzeugen kann, bieten wir ganz unkompliziert einen Demo-Zugang an. Einfach anfordern und loslegen!