Best Practice Verwaltungen: Wie die Landeshauptstadt Dresden & der Landtag Baden-Württemberg ihr Wissensmanagement optimieren

Mit Enterprise Search für ein IT-gestütztes Wissensmanagement in Behörden und Verwaltungen

Behörden und Verwaltungen stehen großen Aufgaben gegenüber. Zum einen sind sie – wie auch andere Institutionen – von Faktoren des demografischen Wandels betroffen. So geht z.B. in Berlin bis 2020 jeder fünfte Verwaltungsbeschäftigte in den Ruhestand. Zudem verändert die Generation Y mit ihren Ansprüchen an Elternzeit, Home-Office, Job-Hopping und Sabbaticals bisher gewohnte Arbeitsstrukturen. Andererseits bringt das 2013 erlassene Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung durch die Einführung von E-Government große Herausforderungen mit sich, es birgt aber ebenso auch große Chancen. Denn mit der Digitalisierung können Kommunen nicht nur ihre Verwaltungen effizienter aufzustellen, sondern ihre Angebote dank kommunaler Internetportale auch bürger- und unternehmensfreundlicher gestalten. Um den Erfolg von E-Government zu gewährleisten, gilt es technologische Hürden zu reduzieren und die Akzeptanz von Mitarbeitern und Nutzern zu erhöhen. Informations- und Wissensmanagement bilden somit eine neue Herausforderung für Behörden und Verwaltungen, Enterprise Search eine Technologie, um diese zu meistern.

Technische Vorteile einer Enterprise Search

Enterprise Search kann alle wesentlichen Komponenten eines Verwaltungsinformationssystems realisieren. Die systemübergreifende Suchlösung ermöglicht eine gleichzeitige organisationsweite Recherche in allen eingebundenen Systemen, unabhängig davon, ob sich die Inhalte auf Fileservern, in Datenbanken, Archiven, Dokumentmanagementsystemen oder E-Mails befinden. In Sekundenschnelle werden die gewünschten Ergebnisse unter Berücksichtigung der jeweiligen Zugriffsrechte der Nutzer geliefert.

Das gilt auch im Rahmen eines Wissensmanagements 2.0 durch die Unterstützung kollaborativen Arbeitens:

  • Suchergebnisse können geteilt, markiert und kommentiert werden (Social Search).
  • Komponenten wie ein Social Dashboard, welche auf Enterprise Search aufsetzen, ermöglichen die Einrichtung personalisierter themenspezifischer Seiten, die sich mit anderen Kollegen oder Abteilungen teilen lassen und die sich automatisch aktualisieren.
  • Intelligente Features, wie semantische- und Synonymsuche oder „Meinten Sie“-Vorschläge berücksichtigen individuelles Suchverhalten.
  • Eine Vorschaufunktion markiert Suchtreffer innerhalb von Dokumenten – auch ohne dass die Anwendung beim Nutzer installiert sein muss – und bringt eine enorme Zeitersparnis mit sich.

Mit Enterprise Search bekommen Mitarbeiter also ein leistungsfähiges Werkzeug an die Hand, mit welchem sie zentral nach Personen, Daten und Dokumenten suchen können. Dies funktioniert von der Personalabteilung bis zur IT und weit darüber hinaus. Enterprise Search führt folglich nicht nur zur Entlastung der Mitarbeiter und zu Zeitersparnissen bei der Informationsbeschaffung, was sich schließlich in Effizienzgewinnen niederschlägt. Auch die Bürger profitieren: Sie kommen in den Nutzen von aktuellsten Informationen bzw. öffentlichen Leistungen und erhalten direkten Zugriff auf Dokumente oder Anträge. Möglich macht das die Anbindung interner Applikationen in kommunale Internetportale in Kombination mit einer leistungsfähigen Suche.

Best Practice Beispiele

Auszug aus Fachbeitrag für die Themenwelt Enterprise Search | wissensmanagement.net