Die Enterprise Search im Digital Workplace

Interview von Eduard Daoud mit Communardo im Vorfeld des Digital Workplace Summit 2016

(Quelle: Communardo)

Mit der Communardo Sofware GmbH hat die interface projects einen wichtigen Lösungs- und Integrationspartner für intergator gewonnen. Wir freuen uns, als Goldpartner auf dem Digital Workplace Summit 2016 unsere moderne Unternehmenssuche am Stand und durch den Kundenvortrag der Reifenhäuser Gruppe präsentieren zu können. Im Interview in Vorbereitung auf den DWSC16 spricht Eduard Daoud, Leiter Vertrieb, Marketing & Professional Service der interface projects GmbH, zur Bedeutung einer Enterprise Search für den digitalen Arbeitsplatz (Interview):

Communardo: Herr Daoud, mit intergator bieten Sie eine Enterprise Search Lösung an, welche die Inhalte verschiedenster Anwendungen und Systeme in einer zentralen Suche verfügbar macht. Wie hat der Einsatz von intergator den Informationsfluss und das Wissensmanagement bei Ihren Kunden verändert?

Eduard Daoud: Lassen wir doch am besten die Kunden zu Wort kommen. So sagt Thomas Hoffmann von der Bitburger Braugruppe bspw: „Die unternehmensweite browserbasierte Suche ist einfach und effektiv. Sie beendet mühsames Durchstöbern von Ordnern, Dateien, E-Mails und Laufwerken, indem in nur einem Suchvorgang alle diese Möglichkeiten – auf die der jeweilige Nutzer Zugriff hat – durchsucht werden.“ Oder Albrecht Mayer von TÜV SÜD: „intergator Enterprise Search ist für uns die ideale Lösung, um unnötige, zeitaufwändige Suchen auf ein Mindestmaß zu reduzieren und unsere Experten schnell und umfassend mit benötigtem Wissen zu versorgen.“

Durch den Einsatz von intergator gelingt es unseren Kunden, schnell und von überall an vorhandenes Wissen zu gelangen. Informationen werden in Sekundenschnelle unabhängig von der Informationsquelle und dem Format  gleichzeitig unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte gefunden. Somit gelangen Mitarbeiter viel effizienter an Informationen und wertvolle Arbeitszeit wird gespart. Mehr noch, über unser Social Dashboard sind Mitarbeiter in der Lage, projekt- oder abteilungsspezifisches Wissen zu bündeln und mit anderen zu teilen.

Communardo: Was macht aus Ihrer Sicht eine gute Enterprise Search aus?

Eduard Daoud: Ein gute Enterprise Search Lösung beinhaltet folgende Kriterien:

Eine gute Enterprise Search muss adaptiv sein; jeder User ist individuell, jeder sucht anders, jedes Individuum, jede Organisation und Abteilung etc. benutzt ein eigenes Vokabular, auch vermischen sich Sprachen und Begrifflichkeiten. intergator Enterprise Search ist in der Lage, semantisch zu arbeiten und Informationsbeziehungen und –kategorien abzubilden. Dass System ist lernfähig (Maschinelles Lernen), sodass über Algorithmen Beziehungen hergestellt und Suchbegriffe erweitert werden können.

Eine gute Enterprise Search zeichnet sich natürlich auch dadurch aus, dass nicht nur Ergebnisse unternehmensweit vollumfänglich gefunden werden, sondern dass dem Nutzer  wie mit intergator effiziente Möglichkeiten geboten werden, um in den Treffern zu navigieren, diese einzuschränken oder zu erweitern. Die visuelle Darstellung der Suchergebnisse und die Möglichkeit von Vorschaubildern sind ein must-have einer guten Enterprise Search Lösung. Dass definierte Zugriffsrechte beachtet werden ist selbstredend.

Mit Analytics Funktionen können User Inhalts- sowie Nutzungsanalysen und statistische Auswertungen mit Hilfe von  interaktiven Charts erstellen. Der digitale Datenbestand des Unternehmens kann über ein Analytics-Dashboard visualisiert werden und damit Entscheidungsprozesse unterstützen.

Um zuverlässig Informationen aus den wichtigsten Unternehmensanwendungen, wie z.B. CMS-und DMS-Systeme, Intranet-Portale, als auch Collaboration-Plattformen abrufen zu können, erfolgt standardmäßig ein Rückgriff auf sogenannte Konnektoren. Diese spielen heutzutage in unseren Projekten immer eine zentrale Rolle. Daher sollte man unbedingt genau nachfragen, ob die Konnektoren selbstentwickelte Konnektoren und/oder sich an den Standard halten.  Und wichtig ist natürlich auch die Kostenfrage. Bei intergator sind alle Konnektoren Standard und Eigenentwicklungen der interface projects GmbH und werden kostenfrei angeboten.

Skalierbarkeit der Lösung – wie skalierbar und leistungsstark ist das Enterprise Search-Tool? Eine Suchfunktion, die hoch skalierbar ist, muss in der Lage sein, eine große Anzahl von Benutzern und große Datenmengen an verschiedenen Standorten weltweit zu erlauben, tagtäglich ohne Wartezeiten schnell  und unkomplizierte relevante Informationen zur Verfügung stellen. Aus unseren Erfahrungen von verschiedenen Projekten spielt natürlich das Unternehmen, welches hinter der Suchlösung steht eine große Rolle. Das Team, der Standort/Haftung etc.

Communardo: So gut wie alle Anwendungen bringen ihre eigene Suche mit, oft auch mit Funktionen wie Inhaltsvorschau oder dem Zugriff auf die zuletzt ausgelösten Suchanfragen. Welchen Vorteile bietet es hier intergator einzusetzen, verliert man dadurch nicht die Vorzüge einer internen Suche?

Eduard Daoud: Wie oft geht es einem, dass man zwar weiß, dass es dazu mal irgendwann irgendwo eine Info gab, aber erinnert man sich ob es eine Wiki Seite in Confluence oder Powerpoint auf dem File Server oder ein Email-Attachment  war?! Unter welchem Namen hat XY das abgespeichert etc. Hier kommt intergator ins Spiel. Statt die einzelnen Applikationen zu starten, um dann nach der gewünschten Information zu suchen, sucht intergator gleichzeitig in allen Datenquellen und mithilfe der semantischen Funktionen nach Synonymen, Erweiterungen etc. und liefert die Suchergebnisse, welche dann bequem eingeschränkt werden können. Ich muss sogar als Nutzer die jeweilige Applikation nicht mehr starten, da ich mithilfe des Documentation Readers Fundstellen innerhalb der Seiten auffinden kann. Anstatt Dateien zu öffnen kann ich Files direkt im Browser im Original-Layout anschauen ohne die Software bei mir installiert zu haben.

Communardo: Anwendungen wie zum Beispiel Microsoft SharePoint ermöglichen ebenfalls die Anbindung von verschiedenen Datenquellen. Wo liegen die Unterschiede zur Enterprise Search intergator?

Eduard Daoud: Die Suche von SharePoint ist sehr leistungsfähig, jedoch ist sie keine universelle Enterprise Search-Lösung. Ist jedoch SharePoint das zentrale System in einem Unternehmen ist es unproblematisch möglich, intergator in SharePoint zu integrieren. Wichtige Zusatzfunktionen der intergator Enterprise Search u.a. sind:

  • Indexierung von Nicht-Microsoft-Dateiformaten
  • Suchindex-basierte Applikationen
  • Extraktion von Metadaten aus den Text-Inhalten(z.B. Named Entity Extraction, wie die Erkennung von Personennamen oder geografischen Begriffen im Text)
  • Vorschau für gefundene Inhalte inklusive Trefferhervorhebung für alle indexierten Dateiformate
  • Erweiterte Suche (Formular, nicht nur einfaches Sucheingabefeld)
  • Gespeicherte Suchen, Benachrichtigung über neue Treffer, Suchergebnis als RSS-Feed
  • Social Search (Tagging & Bookmarks)
  • Hohe Skalierbarkeit der Indexierung und der Suche bei geringer Komplexität (Installation, Betrieb und Ressourcenanforderungen)
  • Plattformunabhängigkeit (intergator ist vollständig in Java implementiert und auf Microsoft Windows- und Linux-Systemen einsetzbar)
  • Mit den Standard-Konnektoren (Stand heute) kann intergator mehr als 100 Business Anwendung out-of-the-box einbinden.

Communardo: Ein zentraler Zugang zum Digital Workplace wird oft über eine Startseite oder Dashboard in der führenden Anwendung realisiert. Allerdings gibt es auch Situationen, in denen Anwendungen gleichrangig sind oder auch kontextabhängig unterschiedlich genutzt werden. Welche Lösung kann intergator hier bieten? 

Eduard Daoud: intergator kann über das personalisierte Dashboard eine sehr innovative Intranet-Lösung anbieten. Neben bspw. zentral für alle zugänglich gemachte organisationsrelevante Informationen können sich Anwender auf dem Dashboard genau die Inhalte, Dokumente, Emails, Kalender, News etc. abbilden, die sie täglich benötigen (über Suche-basierende Apps im Hintergrund).  intergator ist ein zentraler Zugangspunkt für alle Daten und Systeme. Viele Kunden bezeichnen inzwischen das Dashboard als Single Point of Access. Über die Suche navigiert man direkt zur benötigten Information/Dokument und öffnet von dort die Anwendung. Anstatt also alle eventuell notwendigen Applikationen zu starten kann man mittels intergator dahin gelangen, wenn es in der Arbeit erforderlich wird.  Interessant ist es auch bei vielen Kunden, die das Thema Suche als Service intern einsetzen. Das heißt die Suche in dem DMS oder Sharepoint, Confluence etc. wird mit der Suche von intergator ersetzt. Der Nutzer arbeitet in der DMS und sucht und findet die relevante Information für seinen Vorgang, aber hat mit intergator kaum andere Berührungspunkte.

Communardo: Sie haben uns nun schon einiges zu den Features der Suche und dem Social Dashboard erzählt – intergator bietet aber noch viel mehr. …

Eduard Daoud: Sie haben Recht. Bei intergator handelt es sich nicht nur um eine systemübergreifende Suchmaschine und Wissensmanagement-Plattform.  mit intergator Analytics und dem Expert Finder öffnen wir völlig neue Business Cases, welche unseren Kunden am Ende zugutekommen. Unser Produkt hat sich ausschließlich aus Kundenprojekten und Herausforderungen, welche damit einhergingen, entwickelt.

Für unsere Kunden und in Hinblick auf zukünftige Anforderungen beschäftigen wir uns ebenfalls kontinuierlich mit der Weiterentwicklung unserer Technologie. Der Fokus liegt dabei besonders auf dem Ausbau von Konnektivität, semantischen Funktionen und Deep Learning.

Eine neue Komponente ist unser Analytics Tool. Mit intergator Analytics können Sie den gesamten digitalen Datenbestand visualisieren und Inhalts- sowie Nutzungsanalysen und statistische Auswertungen mit Hilfe von interaktiven Charts erstellen und das ohne den Aufbau neuer Datenbankstrukturen und komplexe ETL-Prozesse.

Der Expert Finder wird Ende dieses Jahres Freigegeben. Dort können wir das Thema Suche nach Experten revolutionieren. Dieses Thema ist in Deutschland immer schwer im Unternehmen zu diskutieren,  da Aspekte wie Datenschutz und Selbstdeklaration immer eine Rolle spielen, und trotzdem konnten wir eine mächtige Lösung erfinden. Gern stelle Ihnen das vor.

Communardo: intergator 5.3 wurde vor einigen Wochen veröffentlicht. Neben Verbesserungen am Dashboard und der Erweiterung semantischer Funktionen, gibt es nun auch das neue Feature des Content Management. Können Sie uns dazu mehr erzählen?

Eduard Daoud: Durch die benutzerfreundliche Drag & Drop-Funktionalität können im Social Dashboard Informationen erfasst und in einen Content Store hochgeladen werden. Die automatische Verschlagwortung ist manuell beeinflussbar; Metadaten und Berechtigungen können verändert werden. Bei Bedarf können Sie Ihre Inhalte schnell und bequem in laufende Prozesse einbeziehen. Wissen Sie, in vielen Fällen ist beispielsweise eine Pressemitteilung auf dem Dashboard zu platzieren ein echtes Problem, wie in international agierenden wissensorientierten Firmen wie der Automotiv Branche. Man braucht irgendeine zentrale Ablage mit Pensionierung und automatischer Verschlagwortung von Produkt- und Prozessdokumentation. Oft ist es so, dass es in solchen Unternehmen mehrere DMS  und PLM gibt, aber keines ist das führende System. Da kommen wir ins Spiel und bieten eine echte Alternative mit unserem Content Management. Dieses ist mittelerweise bei mehreren Kunden im Einsatz ist und sie finden endlich die verbindliche Information schnell und unkompliziert.

Vielen Dank für das Interview!
(Quelle: http://www.humannetworkcompetence.de/2016/10/27/enterprise-search-digital-workplace-interview-eduard-daoud-intergator/)

P.S.: Für weitere Informationen siehe auch Zentrale Unternehmenssuche im Digital Workplace