Warum eine Enterprise Search Lösung so wichtig ist?!

Relevanz einer Enterprise Search Lösung

Die Bedeutung einer Enterprise Search Lösung steigt rasant weiter. Hier sind die Gründe und was Sie als Management tun sollten.

In Hinblick auf Arbeitsplatzeffizienz und die Thematik des Digital Workplace gibt es wohl nichts wichtigeres, als den Mitarbeitern die notwendigen Werkzeuge und Arbeitsumgebungen zu schaffen, um ihre Arbeit effektiv und effizient erledigen zu können. Im Laufe der Zeit führt jedoch jedes Unternehmen neue Applikationen hinzu, manchmal ohne zu wissen oder bedacht zu haben, dass die Arbeit für die Mitarbeiter, die angeblich am meisten davon profitieren, immer schwieriger wird. ECM-Technologien sind sicherlich keine Ausnahme. Vor allem kleine Unternehmen steigen auch auf das Thema Cloud-Angebote ein, welche den Markt in den letzten Jahren überschwemmt haben.

Datenflut? Wo sind meine Daten?

Oft gibt es viele technische Möglichkeiten, um die Verwaltung der Daten zu optimieren, so dass Dokumente und Daten zugänglicher und leichter zu finden sind. Wenn man jedoch einen bestimmten  Inhalt in einer Vielzahl von Technologien, Shares/Storage und Applikationen finden muss, sucht der Mitarbeiter am Ende in jeder Applikation getrennt und versucht die Zusammenhänge selbst zu knüpfen. Das stellt bei dem gigantischen Datenwachstum oft ein großes Problem und einen enormen Zeitfresser dar. Da immer mehr Unternehmen von Innovation abhängig sind, um ihre Wettbewerbsfähigkeit und Produktivität zu erhalten und idealerweise  auch zu erhöhen, ist die Notwendigkeit umso größer, einen zentralen Zugang zu allen digital vorhandenen Informationen – einen Single Point of Access – den Mitarbeiter anzubieten. Als eine mögliche Lösung für das Problem kommt der Begriff Enterprise Search (ES) ins Spiel.

Enterprise Search as intelligent and cross-system search solution

 

Enterprise Search, auf Deutsch unternehmensweite Suche, ist ein technisches Konzept und eine Methode, Daten aus unterschiedlichen Datenquellen und Ressourcen in einer homogenen Index-Struktur zusammenzuführen, um sie auffindbar und abrufbar zu machen.

Warum Zeit verschwenden?

Viele Leute kennen das leidige Problem im Arbeitsalltag: man benötigt wichtige Informationen, welche sich aber in einem schier unendlich langen Dokument und/oder in unterschiedlichen Datenquellen verbergen. Doch die Recherche in umfangreichen und unterschiedlichen Dokumentationen und Datenquellen (Datenbank, Fileserver, Mails etc.) ist ein sehr aufwendiger Prozess.

Fest steht: Man will Informationen und entsprechend relevante Textpassagen finden und kein langes Dokument als Ganzes!

Stellt die unternehmensweite Suche eine adäquate Lösung für diese Herausforderung dar?

Mit der richtigen Enterprise Search-Lösung wird das Auffinden bestimmter Dokumente innerhalb großer Datenmengen und verteilt auf unterschiedlichen Datenbanken und Datenquellen erleichtert, und es werden relevante Informationen dateiübergreifend verknüpft. Dies geschieht alles ohne dass der Nutzer sich in den jeweiligen Systemen extra anmelden und diese durchsuchen muss. Das alles passiert durch den Single Point of Access!

Einfache ROI-Berechnung:

Der praktische Einsatz des intergator Documentation Readers  in einem technischen IT-Unternehmen im Großraum Dresden beweist es! Mittels  intergator Analytics wurde sichtbar, dass von ca. 1000 Mitarbeitern täglich ungefähr 400 Suchabfragen getätigt werden, davon jeweils 2 Klicks auf Office- und PDF-Dateien. Mit dem intergator Documentation Reader spart man 10 Sekunden Suchzeit und 10 Sekunden Ladezeit. Somit werden pro gesuchtem Dokument 20 Sekunden Suchzeit gespart.

Betrachtet man oben angeführte Zahlen kommt man insgesamt auf 16.000 gesparte Sekunden, umgerechnet sind das 4,4 Stunden Zeitersparnis am Tag. Man spart also im Monat 88 Stunden reine Suchzeit, das sind 1.056 Stunden im Jahr! Wenn man realistisch denkt, verdient ein Ingenieur ein durchschnittliches Jahresgehalt von 40.000 Euro im Jahr, das sind ungefähr 3.333 Euro Im Monat, womit man auf einen Stundenlohn von ca. 21 Euro kommt. Nach einem Jahr Einsatz des Documentation Readers kann der intergator Kunde somit bis zu 22.176 Euro sparen!!!

 

TOP 10 Anwendungsfälle für Enterprise SearchSuche in Netzlaufwerken und auf dem Fileserver

  1. Suche nach Experten und Ansprechpartnern
  2. Bewerbersuche –Suche im HR-Bereich
  3. Informationen zu Arbeitnehmerleistungen
  4. Nutzer-generierte Suche
  5. Kundenanfrage – Call Center (Help Desk)
  6. Wettbewerber Monitoring
  7. Compliance Monitoring
  8. Intranet-Suche
  9. Collaboration – Social Dashboard

Wo ist der Mehrwert einer Enterprise Search Lösung?

Durch die Implementierung einer Enterprise Search Lösung im Unternehmen ist der Anstieg der Mitarbeiterproduktivität auf jeden Fall gewährleistet.

Die obengenannten Top 10 Best-Practice-Anwendungen zeigen Ihnen, was eine Enterprise Search Lösung leistet:

  • Alle Informationen aus einer Hand zur Bearbeitung von Kundenanfragen
  • Befähigt Ihre Mitarbeiter, schnell auf Anfragen zu reagieren und Problemfälle zu lösen
  • Automatisiert das (Wieder)Finden von Know-How und maximiert die Nutzung erschlossenen Wissens
  • Wissenszentrierte Unterstützung
  • Effiziente Informationsgewinnung und Steigerung des Mehrwerts bei Ihren Dienstleistungen
  • Kein Zeitverlust mit langer Recherche oder ineffektiver Arbeit

Fazit

Erhöhte Produktivität der Mitarbeiter ist immer ein Segen für die Wirtschaft.  Während  zusätzliche monetäre Ausgaben für ein neues System der Datenverwaltung zunächst nicht attraktiv scheinen,  überwiegen die Vorteile bei weitem die Kosten.

Eduard Daoud (Leiter Vertrieb, Marketing & Professional Service)  bringt mehr als 10 Jahre Vertriebserfahrung aus der innovativ wachsenden Technologiebranche zur interface projects GmbH. Gemeinsam mit der Geschäftsführung verantwortet er Gesamtstrategie, deren Ausführung und den operativen Betrieb des Unternehmens. Er unterstützt Kunden dabei, das Potenzial von Enterprise Search in ihren Prozessen zu erkennen und erfolgreich einzusetzen. Einen Abschluss in Informatik von der Universität Leipzig komplettierte Herr Daoud mit einem MBA in General Management von der Dresden International University in 2014. Für weitere Informationen besuchen Sie bitte www.intergator.de

 

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