Social Intranet mit Enterprise Search (Teil 1)

Suche-basierendes Intranet mit kollaborativen Funktionen

„Social“ zielt im Geschäftsleben insbesondere auf moderne Formen der Zusammenarbeit und auf effektive Informationsflüsse ab. Dabei bringt eine neue Social Software-Lösung an sich noch keinen Fortschritt, denn kollaborative Werkzeuge müssen von den Mitarbeitern angenommen werden und dürfen keine zusätzliche Belastung sein. Ein Schlüssel zur Lösung dieses Dilemmas liegt in der Aufwertung des Intranets zur zentralen, interaktiven und personalisierten Informationsdrehscheibe.

Kollaboration & Social Intranet

Kollaboration ist der dominierende Begriff von Enterprise 2.0. Insbesondere dann, wenn es darum geht, Informationssilos aufzubrechen. Enterprise 2.0-Lösungen – einschließlich SharePoint – laufen allerdings Gefahr, neue 2.0-Silos zu schaffen. Deshalb hat Kollaboration ohne Einbeziehung der bereits vorhandenen Informationssysteme nur begrenzten Wert. Taggen, Teilen, Kommentieren und Bewerten nur innerhalb kollaborativer Werkzeuge reicht nicht aus. Die Mehrzahl der Informationsobjekte (Datensätze, E-Mails, Dateien) liegt außerhalb ihrer Reichweite.

Diesem Gedanken folgend geht es beim Social Intranet um mehr als eine reine Kommunikationsplattform für die Mitarbeiter. Es geht darum, auf alles Wichtige direkten Zugriff zu haben und Zusammenhänge zwischen Geschäftsdokumenten zu erkennen. Dazu werden Inhaltsanalysen benötigt, die idealerweise Bestandteil der Suchindexierung im Intranet sind. Enterprise Search ist hierfür die prädestinierte Technologie, sowohl für die Erschließung von unstrukturierten (Dateien, E-Mails etc.) als auch strukturierten Daten (Datenbanken, ERP, CRM etc.). Sie liefert einen zentralen und einfachen Zugriffspunkt, egal wo die Informationen abgelegt sind. Der so vereinfachte Zugang zu Informationen senkt die Hemmschwelle der Nutzer und bietet eine komfortable Alternative für den Zugriff auf Informationen in komplexen Systemen.

 

Eine praktikable Kollaborationslösung erfordert Personalisierung. Dies gilt umso mehr für ein Suchindex-basierendes Social Intranet. Aus dem Fundus der unternehmensweit zur Verfügung stehenden Inhalte, müssen die persönlich wichtigen Inhalte herausgefiltert werden. Informationsbündelung ist eine wichtige Voraussetzung dafür, dass einem Nutzer alle wichtigen Informationen in seinem Tätigkeitsfeld aktuell zur Verfügung stehen. Dies darf aber andererseits nicht dazu führen, dass er in der Fülle an Informationen die Übersicht verliert.

Ein weiterer Eckpfeiler eines Social Intranets besteht in der Möglichkeit, alle Mitarbeiter im firmeninternen Wissensnetz als Autoren aktiv werden zu lassen. Neben der klassischen Redaktionierung von Inhalten können Nutzer eigene Inhalte erstellen, um so den unternehmensweiten Wissenstransfer aktiv zu fördern.

Über eine vom Nutzer individuell erstellbare Startseite – dem persönlichen Social Dashboard – reduziert sich nicht nur die Flut an Informationen entsprechend einer persönlichen Auswahl. In Kombination mit der im Social Intranet eingebetteten Suche können beliebige Inhaltstypen (Dateien, Datensätze, E-Mails etc.) mit Lesezeichen versehen und getaggt werden. Diese Nutzeraktionen haben einen wichtigen Seiteneffekt – sie optimieren die Suche, indem sie wichtige Inhalte hervorheben und klassifizieren. So können Nutzer die selbst zusammengestellten Informationen mit anderen Kollegen teilen und bei Bedarf gemeinsam bearbeiten.

intergator Social Dashboard

intergator® Social Dashboard mit individuell erstellbaren InfoApps ©interface:projects

 

Qualifiziert ein berechtigter Power-User und Wissensträger beispielsweise durch Tagging vorhandene Informationen, verbessert er nicht nur die interne Suche, sondern füllt auf diese Weise Informationskanäle. Diesen Informationskanälen können andere Nutzer folgen, indem sie sie abonnieren. In gleicher Weise lassen sich so InfoApps erstellen, wie z. B. eine „Virtuelle Akte“, die alle Dokumente und andere Artefakte zu einem Vorgang systemübergreifend vereint und die ausgewählten Nutzern freigegeben werden kann. Durch das Zusammenstellen von Informationen mit Hilfe eines Social Dashboards stiften Power-User Nutzen für alle Mitarbeiter. In ihren persönlichen Social Intranetseiten können sie Informationsströme verfolgen und für Routineaufgaben auf persistente Übersichten in Form von Reports zugreifen, welche durch das System generiert wurden.

Power-User hinterlassen also Spuren im Social Intranet, die sie als potentiellen Experten zu einem Thema identifizieren. Basierend auf diesem Effekt lässt sich organisch in das Social Intranet eine Experten-Finder-App integrieren. Für die Gewährleistung des Schutzes der Persönlichkeitssphäre eines potentiellen Experten ist dabei unerlässlich, dass er selbst die veröffentlichbaren Kenntnisse in seinem Intranetprofil pflegen kann. Der Experten-Finder ist somit eine natürliche Erweiterung der Mitarbeitersuche im Intranet, die ohne die Evolution des Intranets zum Social Intranet nicht möglich wäre. Das Social Intranet ist somit der virtuelle Treffpunkt gleichzeitig für Informationssuchende und Themenexperten im Unternehmen. …

Der zweite Teil dieses Artikel folgt nächsten Monat. Bleiben Sie wissbegierig!

Quelle: Wissensmanagement Magazin Heft 2 2015