Personen unternehmensweit finden

Wie kann man Personen unternehmensweit finden?

Menschen suchen Menschen.  Ansprechpartner, Mitarbeiter, Kunden, Auftraggeber und so weiter. So vielfältig unsere Verbindungen zu anderen sind, so vielfältig ist auch die Ablage dieser Kontakte: als E-Mail-Anhang, im CRM, Vcard im Dateisystem, Kollegen im Mitarbeiterverzeichnis, Partner im Extranet… .Zudem treten viele Personen in unterschiedlichen Rollen und Versionen auf. So kann ein  Kollege zeitgleich Projektmitlied in Projekt XYZ sein. Nach einer Heirat verändert sich der Name, auch Telefonnummern werden gelegentlich neu vergeben. Die richtigen Personen unternehmensweit finden wird in den meisten Fällen zu einer echten Herausforderung. Es können u.a. folgende Teilprobleme auftreten:

  • heterogene Ablage der Kontaktdaten (in verschiedensten Softwaresystemen)
  • Inkonsistenzen in den Inhalten, „Vorname Nachname“ vs. „Nachname, Vorname“
  • Inhaltliche (semantische) Dubletten
  • Umgang mit unternehmenseigenen Strukturen wie Organisation, Kostenstellen etc.
  • Integration in Softphones etc.
  • Datenschutz

Zu dem soll die Suche natürlich intuitiv, performant, effizient (treffsicher) und effektiv (vollständig) sein. Die Suche nach Personen ist also – so meine These –  mit herkömmlichen Kontaktdatenbanken nicht (mit endlichen Mitteln) zu lösen. Aber mit Enterprise Search!

Die meisten Unternehmen haben schon auf sie angepasste Lösungsversuche unternommen. In der Regel  sind das „getunte“ CMS/CRM/DMS und proprietäre Mitarbeiterverzeichnisse sowie Mitarbeiterkürzel/Abteilungskürzel. Entsprechend kundenspezifisch muss die Kontaktsuche mittels Enterprise Search gelöst werden. Ein Out-of-the-Box Projekt lässt hier enormes Potenzial liegen und erhält in der Regel wenig Akzeptanz. Doch genug der Theorie.

Projektbeispiel, wie man mit Enterprise Search die richtigen Ansprechpartner und Experten im Unternehmen finden kann

Wie eine solche Lösung aussehen kann sehen wir hier:

Personen unternehmensweit finden

Unter anderem waren in diesem Projekt folgende unternehmensspezifische Anpassungen sinnvoll:

  • Einbindung eines proprietären Mitarbeiterverzeichnisses inklusive Vorschaubildern und Standortenauflösung über ein Drittsystem, daneben 5 weitere Kontaktquellen
  • Suche nach Mitarbeiter-Kürzel und Kostenstelle mit speziellem Ranking
  • Anzeige von Sprechzeiten etc. gleich am Treffer, Softphone-Integration
  • Filterung oder erweiterte Suche nach Standort, Kostenstelle etc., Quelle, Kontaktkategorie
  • Semantische Dublettenerkennung anhand verschiedener Kriterien und rollenspezifisches Ranking

Das alte Mitarbeiterverzeichnis wird in Kürze abgeschaltet, denn dort waren eh nur 2.500 von 600.000 vorhandenen Kontakten findbar.

Heute schon gesucht?

Marcel Hofmann

 

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