Enterprise Search trotz SharePoint?

Microsoft hat in den letzten Jahren seit der Übernahme der norwegischen Firma FAST Search & Transfer viel in Suchtechnologien für SharePoint investiert. Mit dem SharePoint Server 2013 erreicht dieser Verschmelzungsprozess auf der Produktebene einen weitgehenden Abschluss und das Spektrum an Suchlösungen wird für Microsoft-Kunden übersichtlicher.

Für viele Anwender ist SharePoint eine wichtige, teils strategische Plattform für Kollaboration und Dokumentenmanagement. Darüber hinaus kommen in einer hohen Vielfalt weitere Inhaltsquellen für strukturierte und unstrukturierte Daten zum Einsatz. Neben Warenwirtschafts- (ERP) und Kundenmanagementsystemen (CRM) gehören hierzu Datenbanken, Dateiserver, E-Mail-Server und diverse Web2.0-Lösungen bzw. Portale.

Das Wiederauffinden von Inhalten wird in einem solchen Szenarium zum Albtraum. Gefragt ist an dieser Stelle eine einheitliche, systemübergreifende Suche über alle Inhaltsquellen. Aus der in den einzelnen Informationssystemen eingebetteten Suche wird durch den systemübergreifenden Ansatz eine eigenständige Applikation – Enterprise Search, deren wichtigster Impulsgeber das Wissensmanagement ist.

Enterprise Search – homogener Zugriff auf heterogene Inhalte

Enterprise Search – homogener Zugriff auf heterogene Inhalte

Einheitlicher Zugriff auf Inhalte

Enterprise Search hilft nicht nur beim Finden. Sie ist insbesondere eine exzellente Technologie für den homogenen Zugriff auf in diversen Systemen verteilte heterogene Inhalte. Die Landschaft an Informationssystemen im Unternehmen ist durch die Vielzahl an Systemen sehr zerklüftet und gleicht einem Inselarchipel. Es fehlen die Brücken zwischen den Informationsinseln. Die Enterprise 2.0-Branche benutzt hierfür das Bild der Informationssilos, die es durch Kollaboration zu vermeiden gilt. Was geschieht aber mit dem bereits in den Silos eingeschlossenen Informationen? Die Inhalte in diesen Systemen wachsen zudem weiter an, da bei der Einführung neuer Enterprise 2.0-Lösungen die meisten alten Systeme nicht abgeschafft, sondern weiter genutzt werden.

In den meisten Systemen pflegt eine kleine Gruppe an Nutzern Inhalte, die für einen erweiterten Nutzerkreis essentiell sind. Allerdings sind nicht alle potentiellen Nutzer mit der Bedienung der Systeme vertraut. Außerdem wird durch das Zusammentragen der benötigten Informationen aus der heterogenen Systemlandschaft viel Arbeitszeit verschwendet. Es steht daher nicht nur das Suchen und Finden im Mittelpunkt des Interesses, sondern auch der schnelle, einfache und vollständige Zugriff auf alle zu einem Geschäftsvorfall relevanten Inhalte. Dies muss natürlich unter Beachtung der jeweiligen Zugriffsrechte des Nutzers geschehen. Dabei wissen Anwender oft nicht genau, in welchem System die benötigten Informationen abgelegt sind. Die Folge ist, dass sie gegebenenfalls mehrmals in verschiedenen Systemen suchen müssen. Weiterhin unterscheiden sich die Suchfunktionen in diesen Systemen in ihrer Funktionalität und Handhabung.

Index-basierter Zugriff auf Informationen

Index-basierter Zugriff auf Informationen

Finden durch semantische Indexierung

Der Index-basierte Zugriff auf Informationen kann über verschiedene Wege erfolgen:

  • Portale (Pinnwand, Cockpit, Dashboard) – für die Bereitstellung personalisierter Informationsströme als Maßnahme zur Vermeidung von Suchen (Push-Funktion)
  • Navigation – für die systematische, systemübergreifende Recherche über den gesamten Bestand an Inhalten mittels facettierter Exploration
  • Ad-hoc Suche

Nicht allein die Suche, sondern gerade auch die Navigation und die Bereitstellung von Inhalten in einem Portal profitieren maßgeblich von einer semantischen Indexierung. Die semantische Indexierung ermöglicht außerdem sogenannte Suchindex-basierte Applikationen, mit deren Hilfe sich Such-zentrische Anwendungen wesentlich effizienter realisieren lassen als mit konventionellen Datenbankanwendungen. Ihr Einsatzfeld liegt beispielsweise in der Ergänzung vorhandener Alt-Applikationen, deren Datenbestände durch neue Anforderungen einem erweiterten Nutzerkreis zugänglich gemacht werden sollen.

Gewissermaßen stellt die semantische Indexierung ein Text-Data-Warehouse bereit. Eine geeignete Web-Oberfläche und entsprechende Sicherheitsmaßnahmen vorausgesetzt, wird aus der Suche per Smartphone ein mobiler Zugriff auf die Inhalte aller relevanten Informationssysteme im Unternehmen.

Überwachungsängste

Enterprise Search ist nicht nebenwirkungsfrei. Sie schafft stellenweise ungeliebte Transparenz und ruft damit den Betriebs- bzw. Personalrat auf den Plan. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, alle für den Datenschutz Verantwortlichen rechtzeitig in die Planung einer Suchlösung mit einzubeziehen. Viele Ängste sind unbegründet und lassen sich mit einer Datenschutzerklärung des Suchanbieters ausräumen. Wie stark die Befürchtungen hinsichtlich des Missbrauchs der Suche als Werkzeug für eine Leistungsbewertung von Mitarbeitern ausfallen, hängt maßgeblich von der Unternehmenskultur ab. Im Einzelfall kann es dazu kommen, dass nicht alle Funktionen einer Suchlösung zum Einsatz kommen.

(veröffentlicht im DOK.magazin, Heft 4 2012; Fortsetzung folgt)

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