Suche & unternehmensweites Informationsmanagement

Suchen hat traditionell einen negativen Beigeschmack. Wer suchen muss, hält nicht Ordnung. Die Prioritäten scheinen damit klar gesetzt zu sein: erst Ordnung halten, dann notfalls Suchen. In Zeiten gestiegener Compliance-Anforderungen stehen Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit im Vordergrund. Suche ist in diesem Kontext der Todfeind, da sie vermeintlich zur Unordnung erzieht.

Doch dieses ambivalente Weltbild bricht gerade zusammen. Enterprise Search ist auf dem deutschen Markt angekommen. Ihr Potential gerät beim Aufbau von Informationssystemen stärker denn je in den Fokus. Dazu haben mehrere Faktoren beigetragen. Die umfangreiche Nutzung von Internetsuchmaschinen hat das Bedürfnis nach Suchtechnologien auch für unternehmensinterne Inhalte gefördert. Ein weiterer Einflussfaktor ergibt sich aus der Auseinandersetzung mit Enterprise 2.0-Lösungen. Das Aufbrechen von Informationssilos durch Social Software und der Umgang mit einfach bedienbaren Webapplikationen haben die Sehnsucht nach ähnlichen Ansätzen für alle Unternehmensinhalte genährt. Hierzu zählen insbesondere Social Search-Funktionalitäten, mit denen sich die Anwendungsfelder von Enterprise Search wirkungsvoll erweitern lassen.

Universeller Informationszugriff – systemübergreifend und mobil

Suchen ist seit jeher eine elementare Funktion von Informationssystemen – ab einer bestimmten Menge an Informationsobjekten ist sie als Mechanismus für den Informationszugriff unumgänglich. Dabei ist die Suche der einfachste und universellste Ansatz für den Zugriff auf große Informationsmengen und ohne Suchmaschinen wäre die Fülle der über das Internet verfügbaren Inhalte nicht zugänglich zu machen. Aber ab einer bestimmten Menge an Informationsobjekten ist die Navigation (sprich Menüs) als Zugriffsmechanismus kein adäquates Mittel mehr. Gleichzeitig ist uns die qualitative Unzulänglichkeit der Suchergebnisse bewusst, da die Internetsuche bis zum heutige Tage mehr volltextorientiert als semantisch ist.

Enterprise Search dagegen kann Inhalte nicht nur nach Text, sondern gleichzeitig anhand von Metadaten indexieren. Dies geschieht systemübergreifend über verschiedenste IT-Systeme, Dokumentformate und Zugriffsprotokolle. Das muss selbstverständlich unter Berücksichtigung der den Applikationen innewohnenden Berechtigungssysteme geschehen. Ein systemübergreifend erstellter Index ermöglicht u. a. einen konsolidierten Zugriff auf alle geschäftsprozessrelevanten Informationen. In Verbindung mit einem personalisierbaren Portal lassen sich nutzergruppenorientiert Informationsströme kanalisieren. So können z. B. in einem Widget automatisch neue oder geänderte Vorschriften verfolgt werden – ohne redaktionellen Aufwand. Ergänzt um ein für Smartphones geeignetes Front-End wird schließlich aus der Suche eine mobile Lösung für den unternehmensweiten Informationszugriff. In solchen Funktionalitäten liegt ein großes Potenzial, das weit über Suchen hinausgeht.