Ich gebe es nicht auf, für mich die geeignete Form des Wissensmanagements zu finden.
Wenn man sich vor Augen hält, wie komplex das persönliche Wissensmanagement ist, wird schnell klar, welche Herausforderung es ist, praktikable Lösungen für ein Team oder Unternehmen zu schaffen.
Das Schema ist immer dasselbe:
- Suchen nach Informationen oder Versorgung durch andere Informationskanäle
- Sammeln – Verweis oder Inhalte speichern (Sichten – Ordnen – Ablegen/Aussortieren)
- Wiederfinden – durch erneutes Suchen (damit schließt sich der Kreis)
Für die Unterstützung der Informationsverwaltung gibt es unzählige Werkzeuge die kleine Umfrage in der Gruppe Knowledge Management auf Xing gibt dazu eine kleine Kostprobe (Welches sind Ihre Top 3 Wissensmanagement-Instrumente, die Ihnen Ihre tägliche Arbeit ungemein erleichtern?).
Die meisten Lösungen werden durch ihre Weiterentwicklung immer komplizierter und damit unbrauchbar. Ich habe immer einen Zettelkasten vor Augen, der folgende Eigenschaften haben muss:
- Notizzettel mit Titel, Inhalt, Schlagwörtern und optional einer externen Referenz (falls die Notiz ausschließlich als Bookmark mit Annotation dient)
- Erstellung von Links zu Dokumenten und Webseiten per HotKey (Tastenkombination)
- Schlagwörter (Tags), damit die Informationen (Notizen, Links) dynamisch gefiltert werden können
- Die Schlagwortliste dient als Menü (Navigation) und Filter
- Volltext- und Schlagwortsuche
Das wird dem einen oder anderen bekannt vorkommen. Genau diese Funktionen stellt CintaNotes bereit. Aber für eine produktive Nutzung fehlen mir folgende Funktionen:
- Die Verlinkung per Hotkey sollte zu allen Arten von Informationscontainern möglich sein. Insbesondere PDFs sind wichtig (in CintaNotes klappt das zurzeit nur mit Office-Dateien und Webseiten).
- Die Referenzierung von Informationen in Datenbanken (ERP, CRM, …) und E-Mails ist für mich ebenfalls wichtig. Da diese Informationsquellen bei uns indexiert werden, kann ich über das Web-Front-End der Suche auch auf solche Informationen verlinken.
- Die Tag-Liste wird schnell unübersichtlich. Hier wünscht man sich andere Sortierkriterien (nach neuesten oder häufigsten Tags) und Filter
- Die Notizen sollten einfach formatiert werden können (jetzt nur Plain-Text).
- Automatische Vorschau mit Textinhalten und Metadaten zu den verlinkten Ressourcen (ohne Cut & Paste machen zu müssen)
- NICHT ZULETZT: gemeinsame Nutzung von Notizen/Links. Viele Notizen und annotierte Bookmarks sind auch für Kollegen interessant oder gar wichtig.
Da wir in unserer Suchmaschine (inter:gator) Suchtreffer taggen und kommentieren können, kommt die Kombination von CintaNotes und inter:gator meinen Vorstellungen schon sehr nahe.